Idea obiegu dokumentów

Zarządzanie dokumentami w firmie to kwestia przetrwania. Od narzucenia systemu i kontroli powinniśmy zaczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu synchronizacji, nie tylko dokumentów papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Systemy Workflow.

Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy ustalić jasny i przejrzysty dla pracowników model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, sprawdzonych od lat w praktyce. Sugeruje się aby, w przypadku chociażby nietypowego rozdziału powinności pracowniczych, skorzystać z autorskich rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.

Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i nieustanny obieg dokumentów. System bezdziennikowy wykorzystywany jest najczęściej w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. ms sharepoint, wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich ścisła segregacja - tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie.

Ciągle masz znaczne problemy ze znalezieniem ciekawej oferty? Nie martw się - sprawdź te propozycje, one z pewnością Cię nie zawiodą.

Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze adaptacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne ułatwienie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ pism drogą elektroniczną ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się profesjonalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej ułatwiają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.