Obieg dokumentów w firmie spółce to kwestia przetrwania. Od ustalenia systemu i kontroli warto by zabierać się za synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu synchronizacji, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić firmie
program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.
Po pierwsze powinniśmy ustalić jasny i zrozumiały dla pracowników
model zarządzania danymi.sprawdź to kontrola faktur
kontrola fakturDo wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, z których czerpie się od lat w innych konsorcjach. Można, w przypadku chociażby nienormatywnego przydziału prac, skorzystać z autorskich rozwiązań. Istotnym jest, aby
zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej.
Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich przyniesie inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dokumenty mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i szybki obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych wybierany jest zwykle w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. android sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich precyzyjna segregacja - tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z
programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.