Menu strony
pphoto
lullabysart
aparaty cyfrowe

Program do zarządzania dokumentami

Obieg dokumentów w firmie spółce to kwestia przetrwania. Od ustalenia systemu i kontroli warto by zabierać się za synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu synchronizacji, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić firmie program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.

komputery

Po pierwsze powinniśmy ustalić jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, z których czerpie się od lat w innych konsorcjach. Można, w przypadku chociażby nienormatywnego przydziału prac, skorzystać z autorskich rozwiązań. Istotnym jest, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej.
Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich przyniesie inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dokumenty mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i szybki obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych wybierany jest zwykle w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. android sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach.

Jeżeli masz chęć zdobyć więcej informacji na opisywany temat, to odnajdziesz je niewątpliwie po przejściu do źródła (http://opiekuninformatyczny.pl/) - tam są one bardzo interesujące.

Ważna jest ich precyzyjna segregacja - tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Od jakiegoś czasu dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ pism drogą elektroniczną ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się profesjonalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej ułatwiają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.
Oprawcowane przez: G.S.
19-02-11 09:18:02